Neu im Datenschutz-Modul: Löschprozesse strukturiert dokumentieren

Nach dem datenschutzrechtlichen Grundsatz der Speicherbegrenzung haben personenbezogene Daten ein Ablaufdatum und müssen gelöscht werden, wenn dieses erreicht ist (vgl. Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO). Doch wie stellen Organisationen sicher, dass diese Daten tatsächlich gelöscht werden, wenn die Zeit dafür gekommen ist? Und wie lässt sich das sauber dokumentieren? Allein mit der Löschung ist es nämlich nicht getan. Zusätzlich müssen Organisationen ihrer Rechenschaftspflicht nachkommen und belegen können, dass und wie personenbezogene Daten gelöscht werden (vgl. Art. 5 Abs. 2 DSGVO). Genau dabei hilft das neue Formular „Prozesse zur Löschung personenbezogener Daten“, das ab sofort in der Kachel „Datenschutz-Management“ im Modul Datenschutz von DSN port verfügbar ist.

Was steckt hinter dem neuen Formular?

Die Kachel „Datenschutz-Management“ enthält bereits zwei bewährte Formulare, mit denen Organisationen ihre internen Prozesse zum Umgang mit Datenschutzverletzungen und ihre Maßnahmen zur Schulung und Sensibilisierung von Mitarbeitenden dokumentieren können. Mit dem neuen Formular zu Löschprozessen wächst das Angebot um einen weiteren wichtigen Baustein. Es ist dazu gedacht, vorhandene Löschprozesse einer Organisation strukturiert zu dokumentieren und deckt dabei folgende drei Bereiche ab:

1. Löschrichtlinien/Löschkonzepte: Existieren allgemeine Löschrichtlinien bzw. Löschkonzepte und werden diese in der Organisation gelebt?
   
   
2. Technische Umsetzung der Datenlöschung: Wie erfolgt die technische Umsetzung der Löschungen oder Löschroutinen?
   
   
3. Dokumentation und Überprüfung: Werden durchgeführte Löschvorgänge protokolliert und die Einhaltung der vorgegebenen Löschprozesse regelmäßig überprüft?

Als intelligenter Fragebogen passt sich das Formular dynamisch an die jeweiligen Antworten an und führt so Schritt für Schritt durch die vollständige Dokumentation des Löschprozesses. Zu jeder Frage können ergänzende Bemerkungen hinzugefügt und relevante Dokumente hochgeladen werden. Bei Bedarf steht zudem ein Muster-Löschprotokoll zum Download bereit.

Warum ist die Dokumentation von Löschprozessen so wichtig?

Die DSGVO verpflichtet Organisationen nicht nur dazu, personenbezogene Daten zu löschen, sobald diese nicht mehr benötigt werden. Zusätzlich müssen sie auch nachweisen können, dass Löschprozesse tatsächlich stattfinden und eingehalten werden (Stichwort: Rechenschaftspflicht).

Eine lückenhafte oder fehlende Dokumentation kann bei Prüfungen durch Aufsichtsbehörden oder im Falle einer Datenschutzverletzung schnell zum Problem werden. Wer hingegen nachvollziehbar dokumentiert, wann und wie Daten gelöscht werden, ist für solche Fälle gut gewappnet und demonstriert gleichzeitig einen verantwortungsvollen Umgang mit personenbezogenen Daten.

So nutzen Sie das Formular in DSN port

Das neue Formular ist ab sofort in der Kachel „Datenschutz-Management“ im Modul Datenschutz verfügbar. Um einen neuen Eintrag anzulegen, klicken Sie auf das Plus-Symbol in der Kachel. Im Dialog „Neues Dokument anlegen“ wählen Sie bei „Formular“ aus dem Dropdown-Menü den Fragebogen „Prozesse zur Löschung personenbezogener Daten“ aus und schon können Sie mit der Dokumentation beginnen.

Probieren Sie es aus. Mit dem neuen Formular bietet DSN port eine strukturierte und praxisnahe Möglichkeit, Löschprozesse DSGVO-konform zu dokumentieren. Zusammen mit den bestehenden Formularen wird die Kachel „Datenschutz-Management" zum zentralen Ort für eine nachvollziehbare Dokumentation Ihrer datenschutzrelevanten Prozesse.