Neu im Modul Datenschutz: Mit der Maßnahmenkachel von der Planung bis zur Umsetzung

Sie gehen Ihr Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten durch und notieren, was noch zu tun ist. Bei einer Verarbeitung fehlt die Löschfrist, ein Dienstleister ist noch nicht geprüft, die Berechtigungen einer Abteilung gehören überarbeitet. Nach einer Stunde steht eine Liste mit zwölf Punkten. Und dann beginnt die eigentliche Arbeit. Wer übernimmt was, bis wann, und wie stellen Sie in drei Monaten fest, was davon erledigt ist?

Häufig verteilen sich die Antworten auf E-Mails, Besprechungsprotokolle und eine über Jahre gewachsene Excel-Liste, die niemand mehr gerne öffnet. Mit der neuen Maßnahmenkachel im Modul Datenschutz erhalten Ihre Maßnahmen einen festen Platz in DSN port.

Was gehört zu einer Maßnahme?

In der Maßnahmenkachel erfassen Sie alle offenen Punkte und Maßnahmen an einer Stelle. Neben einer Beschreibung hinterlegen Sie, wer für die Umsetzung verantwortlich ist und bis wann sie erfolgen soll. Ergänzende Bemerkungen und relevante Dokumente legen Sie direkt am Eintrag ab, sodass Konzepte, Nachweise oder Protokolle nicht an anderer Stelle gesucht werden müssen.

Maßnahmen entstehen dabei selten im luftleeren Raum. Sie gehören zu einer Verarbeitungstätigkeit, zu einem Dienstleister oder zu einem konkreten Risiko. Genau dort setzen Sie auch an und verknüpfen die passende Maßnahme direkt aus dem Formular heraus, zum Beispiel eine zu überarbeitende Berechtigungsvergabe bei der betroffenen Verarbeitungstätigkeit. So bleiben Maßnahme und Sachverhalt miteinander verknüpft, ganz ohne Medienbruch.

Was, wenn eine Maßnahme nicht umgesetzt wird?

Für jede Maßnahme halten Sie den Stand der Umsetzung fest. Damit ist auf einen Blick ersichtlich, was bereits umgesetzt wurde, was geplant ist und was bislang ungeplant blieb.

 Gerade der letzte Fall ist im Datenschutzalltag alltäglicher, als es zunächst klingt. Manche Maßnahmen sind wirtschaftlich nicht vertretbar, technisch derzeit nicht umsetzbar oder mit Blick auf das tatsächliche Risiko schlicht nicht erforderlich. Für diese Fälle steht ein Begründungsfeld zur Verfügung, in dem Sie Ihre Entscheidung dokumentieren und bei Bedarf mit Dokumenten belegen. So wird nicht nur festgehalten, was Sie getan haben, sondern auch, warum Sie sich bewusst gegen eine Maßnahme entschieden haben.

Zeit für den ersten Eintrag

Die Maßnahmenkachel steht Ihnen ab sofort im Modul Datenschutz zur Verfügung. Am einfachsten starten Sie mit den Punkten, die ohnehin schon auf Ihrer Liste stehen. Legen Sie sie dort an, ergänzen Sie Verantwortlichkeit und Frist und verknüpfen Sie die Maßnahme anschließend im jeweiligen Eintrag.

Was dabei entsteht, ist mehr als eine Liste von Aufgaben. Bei jeder Maßnahme ist ersichtlich, wer sie übernommen hat, bis wann sie umgesetzt werden sollte und was tatsächlich daraus geworden ist. Aus einzelnen Notizen wird so eine durchgängige Dokumentation, die zeigt, dass Datenschutz in Ihrer Organisation nicht nur beschrieben, sondern umgesetzt wird, und die im Prüfungs- oder Auditfall Bestand hat.