DSN port bietet im Modul privacy zahlreichen Funktionen für ein effizientes Datenschutz-Management – so erleichtern wir Ihnen die tägliche Arbeit.
Wir stellen Ihnen hier die wichtigsten Symbole vor und geben Ihnen eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, die Ihnen die Software erklärt. Mit unserer kostenlosen 30-Tage-Testversion können Sie in Ruhe alles ausprobieren.
Als webbasierte Anwendung ist DSN port privacy immer auf dem neuesten Stand und steht Ihnen von überall aus zur Verfügung (Software as a Service). Gehostet wird unsere Datenschutz-Software in einem ISO 27001 zertifizierten Rechenzentrum in Bremen.
Ihre Dokumentation befindet sich übersichtlich an einem zentralen Ort und alle datenschutzrechtlich relevanten Bereiche werden in DSN port privacy erfasst: Verarbeitungstätigkeiten, Videoüberwachungssysteme, Websites / Social Media, technische und organisatorische Maßnahmen, Betroffenenanfragen, Datenschutzvorfälle, Schulungen uvm. Über die Auswertungsfunktion (Datenschutz-Monitoring) lassen sich Veränderungen schnell erkennen.
Inhalte, die Ihnen die Arbeit erleichtern: In DSN port privacy finden Sie Vorlagen, Mustertexte, Richtlinien und vieles mehr, das Sie verwenden und individuell auf Ihre Organisation anpassen können.
In DSN port privacy begegnen Ihnen verschiedene Symbole. Hier sind die wichtigsten kurz erklärt.
Wir zeigen Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie mit DSN port privacy arbeiten können.
Wenn Sie sich mit Ihrem Benutzernamen und Passwort in das Modul privacy von DSN port eingeloggt haben (auch in der Testversion), wird Ihnen als erstes die „Übersicht“ angezeigt. Über das Haus-Symbol in der Sidebar gelangen Sie später wieder in diese Ansicht.
Von der Übersicht aus können Sie die Suchfunktion nutzen, Ihre Favoriten sehen sowie die Aufgaben, die Ihnen zugewiesen, von Ihnen erstellt oder erledigt wurden. Die anderen Symbole bzw. Buttons in der Sidebar sind zunächst noch ausgegraut, denn um zu starten, wählen Sie unterhalb der Aufgaben unter dem Punkt Organisation (neben der Lupe) die Organisation aus, deren Dokumentation Sie bearbeiten möchten.
Danach werden alle Symbole in der Sidebar aktiviert. Durch das Anklicken der Organisation bzw. des Unternehmens (in der Testversion die DEMO GmbH & Co. KG) erscheint direkt die Ansicht Cockpit für dieses Unternehmen, also der Überblick über die Dokumentation mit allen Kacheln. Wie Sie neue Dokumente anlegen und die Kacheln füllen, erfahren Sie im nächsten Schritt.
Das Cockpit von DSN port privacy besteht aus Kacheln. Jede Kachel befasst sich mit einem bestimmten Anforderungsbereich der DSGVO, z. B. Verarbeitungstätigkeiten, Videoüberwachung, Datenübermittlung, technische und organisatorische Maßnahmen usw.
In jeder Kachel ist genau das passende Dokument (Eingabemaske, Formular) hinterlegt, das Sie in diesem Bereich für Ihre Dokumentation benötigen. Durch das Anlegen von Dokumenten füllen Sie die Kacheln und haben all Ihre Verarbeitungstätigkeiten, Dienstleister, Vorgänge, Systeme etc. im Blick, bei denen personenbezogene Daten eine Rolle spielen.
Wenn Sie DSN port privacy starten, erscheinen kurze Intro-Texte, die Ihnen die Benutzeroberfläche und Funktionen erklären. Über das Fragezeichen-Symbol oben rechts in der Menüleiste können Sie sich die Intro-Texte jederzeit wieder einblenden lassen.
Beginnen Sie die Dokumentation am besten mit der Kachel „Verarbeitungstätigkeiten + Datenschutz-Folgenabschätzung“. Über das Plus-Symbol legen Sie ein neues Dokument in einer Kachel an. Es erscheint ein Formular (Eingabemaske), das Sie ausfüllen mithilfe von
Die Dokumente sind kachelspezifische Formulare, d. h. hier erscheinen genau die Angaben und Fragen, die Sie für die Dokumentation benötigen. Um Ihnen das Ausfüllen zu erleichtern, haben wir im Dokument überall dort das i-Icon (Info/Hilfe) integriert, wo nach unserer Erfahrung häufig Fragen auftauchen.
In einigen Kacheln bzw. im dortigen Dokument gibt es ein Bewertungsfeld zum Ausfüllen. Aus der von Ihnen vorgenommenen Bewertung wird dann automatisch das Ampelsymbol (grün – gelb – rot) für das Dokument ermittelt, dass Sie später in der Kachel sehen. Weitere Informationen finden Sie im nächsten Schritt „Bewertungen nach dem Ampelsystem“.
So vervollständigen Sie nach und nach alle Kacheln. Die Reihenfolge der Kacheln in Ihrem Cockpit können Sie selbst bestimmen.
Zusätzliche Unterlagen lassen sich im Dokument über das Plus-Symbol in den gängigen Formaten (PDF, Excel, PowerPoint, Word etc.) hochladen. Und Sie können das ausgefüllte Formular (Dokument) dann auch als PDF oder Exceltabelle herunterladen bzw. exportieren.
Vorteil: In den Formularen sind auch Fragen bzw. Angaben enthalten, die über die gesetzlichen Pflichten der DSGVO hinausgehen. Des Weiteren gibt es Prüffragen, um festzustellen, ob eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) notwendig ist. Die daraus berechnete Risikoabschätzung wird als leicht verständliche Matrix aus roten und grünen Feldern dargestellt.
Tipp für Konzerne und größere Organisationen: In DSN port privacy lassen sich nicht nur die Konzernstrukturen bzw. die Organisation verbundener Unternehmen sehr gut abbilden, sondern Sie können auch ausgefüllte Dokumente und selbst erstellte Vorlagen in andere Bereiche übertragen und dort nutzen (über „Vorlagen“ und „Abonnement“). Damit sparen Sie sich den Aufwand, alles erneut für jedes einzelne Unternehmen anzulegen. Für Organisationen mit mehreren Fachabteilungen geht das ebenfalls. Entsprechende Tipps bekommen Sie dann im späteren Einführungsworkshop.
Bewertungsfelder sind in den Dokumenten der folgenden Kacheln enthalten:
In der Kachel erscheint neben jedem Dokument, das bereits bewertet wurde, ein kreisförmiges Ideogramm. Dies visualisiert die Bewertung, die hier vorgenommen wurde:
Grüner Kreis
Der Inhalt ist als „rechtmäßig“ / „geeignet“ bewertet worden.
Grüner Kreis mit Ring
Der Inhalt ist als „rechtmäßig“ / „geeignet“ bewertet worden.
Zusätzlich wird eine DSFA als erforderlich angesehen.
Gelber Kreis
Der Inhalt ist als „eingeschränkt rechtmäßig“ / „ungeeignet“ bewertet worden.
Gelber Kreis mit Ring
Der Inhalt ist als „eingeschränkt rechtmäßig“ / „ungeeignet“ bewertet worden.
Zusätzlich wird eine DSFA als erforderlich angesehen.
Roter Kreis
Der Inhalt ist als „nicht rechtmäßig“ / „ungeeignet“ bewertet worden.
Roter Ring
Der Inhalt ist als „nicht rechtmäßig“ / „ungeeignet“ bewertet worden.
Zusätzlich wird eine DSFA als erforderlich angesehen.
Der zusätzliche Ring erscheint, wenn im Bewertungsfeld des Dokuments die Frage nach der Erforderlichkeit einer DSFA mit „ja“ beantwortet wurde.
Mit der ampelbasierten Bewertung sehen Sie auf einen Blick, wie es um den Datenschutz bzw. die Einhaltung der Regelungen der DSGVO im jeweiligen Bereich in Ihrer Organisation bestellt ist und können entsprechend tätig werden. Welche Möglichkeiten für Analysen Ihnen DSN port privacy bietet, erfahren Sie unter „Auswertungen und Datenschutz-Monitoring“.
Jedes Dokument, dass Sie in einer Kachel anlegen, kann versioniert werden. Das bedeutet, dass über ein blaues Häkchen neben dem Dokument für alle Nutzer sichtbar wird, dass diese Version des Dokuments schreibgeschützt ist. Wird eine Version eines Dokuments wieder benötigt, so kann eine neue Entwurfsversion erstellt werden, die dann als aktuelles Dokument geführt wird. Das versionierte Dokument wird zur Vorversion und in der Historie des Dokuments als (Vor-)Version geführt.
In der Datenschutzorganisation sind i. d. R. mehrere Personen beteiligt und auch die Zuarbeit aus anderen Abteilungen ist meist erforderlich. Im Modul privacy gibt es daher verschiedene Rollen und Zugriffsberechtigungen, die Sie festlegen können, damit jede Person auch nur das sehen und bearbeiten kann, was erforderlich ist.
Es gibt vier Hauptrollen in unserem Datenschutz-Managementsystem:
Die Rollen sind mit unterschiedlich weitreichenden Berechtigungen ausgestattet, wie Einträge sehen („Lesen“), Änderungen vornehmen („Schreiben“), Deeplinks erzeugen, Aufgaben erstellen etc. Die vielen Möglichkeiten unseres Rollen- und Berechtigungskonzeptes erklären wir später im Einführungsworkshop.
Vorteil: Rollen können für jede Kachel einzeln vergeben werden und Sie können auch festlegen, wenn Sie z. B. in einer Organisation mit mehreren Unternehmen arbeiten, ob eine Person auch auf anderen Ebenen für diese Kachel die gleichen Zugriffsberechtigungen haben soll. Eine Übersicht der vergebenen Rollen und Zugriffsberechtigungen kann ebenfalls erstellt werden – so sehen Sie auf einen Blick „wer was darf“. Hierzu gehen Sie über den Button Organisation in der Sidebar auf diese Ansicht.
Das Symbol für Deeplink haben Sie sicher weiter oben bei den Symbolen schon gesehen: Es sieht aus wie zwei Glieder einer Kette und damit ist gemeint, dass der Link mit einem bestimmten Dokument verbunden ist. Mit einem Deeplink erstellen Sie einen temporären, passwortgeschützten Zugang zu einem bestimmten (einzelnen) Dokument, damit dieses von einer anderen Person (z. B. ohne Benutzerprofil) bearbeitet werden kann. Über das Symbol für Deeplink in der Sidebar können Sie sich eine Liste der existierenden Deeplinks anzeigen lassen und diese Liste bei Bedarf exportieren.
Das Rollen- und Berechtigungskonzept von DSN port privacy haben Sie schon kennengelernt. In der Sidebar des Cockpits können Sie über den Button Organisation in eine Ansicht wechseln, in der Sie die folgenden Informationen angezeigt bekommen:
Offene Aufgaben, also solche, die noch zu bearbeiten sind, finden Sie hier übersichtlich dargestellt in einer Tabelle. Über die Sortierfunktion können Sie sich die Aufgaben z. B. nach Betreff, der zuständigen Person für die Aufgabenbearbeitung oder dem Fälligkeitsdatum darstellen lassen.
Die Struktur Ihrer Organisation lässt sich in DSN port privacy ebenfalls abbilden. Wie Sie die Struktur am besten angelegen, erfahren Sie dann bei unserem Einführungsworkshop.
Die Benutzerkonten (Personen und deren Rollen/Berechtigungen) werden in dieser Ansicht in einer Tabelle dargestellt und können jederzeit bearbeitet werden.
Die Zahl der Anwender für die ein Benutzerprofil in DSN port privacy erstellt wird, sollten Sie klein halten, da sich zum einen die Lizenzgebühr nach der Anzahl der Anwender richtet und zum anderen es gar nicht erforderlich ist, dass jede Person aus der Organisation, die vielleicht nur ein Dokument ausfüllen soll, ein eigenes Profil erhält. Sie verwenden einfach einen Deeplink: Benutzer*innen (z. B. mit der Rolle „Legal Expert“) können einen Deeplink erzeugen und temporäre Schreibrechte für ein einzelnes Dokument einrichten.
Damit in Ihrer Organisation das gemeinsame Arbeiten in DSN port privacy reibungslos funktioniert, gibt es das Rollen- und Rechtekonzept, die Deeplink-Funktion sowie die Funktion „Aufgaben erstellen“. Um zu verhindern, dass versehentlich zwei Personen gleichzeitig an einem Dokument arbeiten, ist dieses übrigens schreibgeschützt, sobald jemand mit der Bearbeitung begonnen hat.
In der Rolle als „Koordinator“ oder „Legal Expert“ haben Sie in DSN port privacy die Möglichkeit, Aufgaben zu erstellen und zu verteilen sowie Deeplinks zu erzeugen und zu verwalten. Die Rolle „Lesen und Deeplinks“ kann nur zu einem neuen Dokument einen Deeplink erstellen. Die Zusammenarbeit wird im Idealfall durch den*die Datenschutzkoordinator*in oder, falls es diese Funktion in Ihrer Organisation nicht gibt, durch die*den (betriebliche*n) Datenschutzbeauftragte*n geregelt.
Über das Sprechblasen-Icon erstellen Sie für andere eine Aufgabe, weisen diese der zuständigen Person zu und kommunizieren, in Form von Anmerkungen oder Antworten. Alle noch offenen Aufgaben werden Ihnen in der Ansicht Unternehmen (Symbol in der Sidebar) angezeigt. Von Ihnen erstellte, Ihnen zugewiesene und erledigte Aufgaben können Sie in der Ansicht Übersicht einsehen.
Auswertungen können Sie bei DSN port privacy ganz einfach vornehmen. Das Balken-Symbol für Auswertungen finden Sie gleich an mehreren Stellen.
Auswertungen in der Ansicht Cockpit:
Über das Balken-Symbol einer Kachel wechseln Sie in die Auswertungsansicht und bekommen ein mehrfarbiges Tortendiagramm angezeigt, das Ihnen Auskunft über den Bewertungsstatus der in dieser Kachel angelegten Dokumente gibt. Klicken Sie hier dann noch auf „Detaillierte Auswertungen“, so erhalten Sie noch mehr Informationen für diese Kachel, z. B. für wie viele Dokumente der Kachel eine DSFA erforderlich ist. Hier können Sie auch eine Auswertung nach Stichtagen vornehmen. Bei Kacheln, die keine Bewertungen enthalten (z. B. die Kachel „Anfragen von Betroffenen“), wird Ihnen über das Balken-Symbol die Anzahl der angelegten Dokumente angezeigt. Die detaillierte Auswertung zeigt dann auch, wie viele Dokumente versioniert wurden und Sie können ebenfalls eine Auswertung nach Stichtagen vornehmen. Sollen in der Ansicht Cockpit alle Kacheln in der Auswertungsansicht erscheinen, dann klicken Sie auf das Symbol für Auswertungen oben rechts in der Benutzeroberfläche.
Die Ansicht Auswertungen:
In der linken Sidebar klicken Sie auf „Auswertungen“ und erhalten eine Übersicht über den aktuellen Stand der Dokumentation, für die eine ampelbasierte Bewertung vorgenommen werden kann, und zwar sowohl als Tortendiagramm, das alle angelegten Dokumente zeigt, als auch als Balkendiagramm für die einzelnen Kacheln. Auch hier haben Sie die Möglichkeit, mehrere Stichtage einzugeben und so die Entwicklung in einem bestimmten Zeitraum zu überwachen und eventuell bestehende Datenschutzprobleme in der Organisation zu erkennen und Maßnahmen zu ergreifen.
Die Auswertungsfunktionen in DSN port privacy geben Ihnen einen guten Eindruck, wie die Einhaltung der DSGVO-Pflichten bereits umgesetzt wurde und es lassen sich Dank der Funktion „Auswertung nach Stichtagen“ Probleme schnell erkennen. Da wir DSN port privacy aus der Praxis für die Praxis entwickelt haben, liegt uns insbesondere die Unterstützung des Datenschutz-Monitorings am Herzen. Daher entwickeln wir die Analysefunktionen stetig weiter, um Ihnen die Arbeit zu erleichtern.
DSN port privacy bietet Ihnen viele Möglichkeiten, um „doppelte“ Arbeit bei der Dokumentation zu verhindern und Dokumente schnell zu finden.
Sie können selbst Vorlagen (ein vorausgefülltes Dokument) erstellen und im Bereich Vorlagen (siehe Sidebar) speichern.
Die Funktion Abonnement ist besonders praktisch bei komplexen Organisationsstrukturen, also z. B. bei mehreren miteinander verbundenen Unternehmen oder Organisationseinheiten. Wenn die anderen Unternehmen/Organisationseinheiten das dokumentierte Verfahren ebenfalls einsetzen, dann können diese das Dokument (sofern dafür freigegeben) im Original abonnieren. Umgekehrt brauchen Sie das Original nur an einer Stelle ändern. Über den Button Abonnements in der Sidebar gelangen Sie zu der Übersicht, welche Dokumente freigegeben sind und abonniert werden können.
Mit der Suchfunktion finden Sie ganz einfach das richtige Dokument. Dazu klicken Sie in der linken Sidebar auf das Haus-Symbol für Übersicht und starten direkt mit der Suche (Eingabe eines Suchbegriffs).
Zum Schluss erklären wir Ihnen noch die letzten zwei Buttons in der Sidebar, die sich ganz links unten befinden. Wenn Sie auf das Person-Symbol mit Ihrem Namen bzw. Benutzernamen klicken, dann erscheint ein Feld mit den Nutzereinstellungen für Ihr Profil. Hier können Sie auch einstellen, in welchen Fällen Sie per E-Mail benachrichtigt werden möchten, bspw. immer dann, wenn Ihnen eine neue Aufgabe zugewiesen wurde. Über den Logout-Button verlassen Sie DSN port privacy wieder und müssen sich dann erneut anmelden, es sei denn, Sie haben das Kästchen „Angemeldet bleiben“ angeklickt.
Mit einem kostenlosen Testzugang können Sie DSN port privacy unverbindlich ausprobieren. Eine Kündigung ist nicht erforderlich, der Zugang zur Vollversion der Software verfällt nach Ablauf der Zeit.
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